Stand: Oktober 2025

1. Verantwortlicher

ImagineOn GmbH
Neusser Str. 27–29
50670 Köln
Deutschland

Tel.: +49 (0) 221 / 1209 47-0
E-Mail: post@imagineon.de
Website: www.imagineon.de

Vertreten durch die Geschäftsführung: Sebastian Floss

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation (z. B. per E-Mail, Telefon, Post, Visitenkarte oder Kontaktformular) mitteilen oder die im Rahmen einer laufenden Geschäftsbeziehung anfallen.

Dies betrifft insbesondere Kontaktdaten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion im Unternehmen) sowie Kommunikationsinhalte.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation, Bearbeitung von Anfragen, Dokumentation und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilen (z. B. für den Versand von Informationen), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

Darüber hinaus setzen wir sorgfältig ausgewählte und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtete Dienstleister(Auftragsverarbeiter) ein:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Bereitstellung von Exchange Online / Microsoft 365, E-Mail- und Kollaborationssysteme)
  – mögliche Zugriffe aus Drittländern auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln.
• WeClapp SE, Deutschland (CRM-, ERP- und Abwicklungssysteme)
  – Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist (z. B. an Steuerberater, Rechtsanwälte oder Behörden).

4. Drittlandübermittlungen

Eine Datenübermittlung in Drittländer (außerhalb der EU/des EWR) erfolgt nur im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft 365. Dabei werden geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln) verwendet, um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich sind.
Nach Abschluss des Kontakts bzw. Ende der Geschäftsbeziehung werden Daten regelmäßig gelöscht, spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen oder Aufbewahrungspflichten (in der Regel 3 Jahre für allgemeine Kommunikation, 6 bzw. 10 Jahre für steuerlich relevante Unterlagen).

6. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden (Kontaktdaten siehe oben).

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. bei der
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

7. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Angabe Ihrer Daten ist für die Kommunikation und ggf. die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich. Ohne die Bereitstellung ist eine Bearbeitung Ihrer Anfrage oder eine Zusammenarbeit regelmäßig nicht möglich.

8. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Automatisierte Entscheidungsfindungen oder Profiling gemäß Art. 22 DSGVO finden nicht statt.

Hinweis zur Vertraulichkeit

E-Mails können vertrauliche Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der/die vorgesehene Empfänger:in sind, informieren Sie bitte den Absender und löschen Sie die Nachricht. Unbefugte Weitergabe oder Nutzung ist nicht gestattet.